Hvordan oppretter jeg en ny signering?

Sørg for at du har korrekte rettigheter for å opprette en ny signeringsprosess.

Når du er inne på E-signeringen, kan du klikke på knappen til høyre som heter "Ny Signering" som bildet nedenfor.

Velg dokument

Det første du skal gjøre er å velge hvilket dokument du vil sende for signering. Her har du to forskjellige valg.

Last opp et dokument fra datamaskinen din

Hvis du har klikket på knappen for å laste opp et dokument, kan du enten dra en PDF til det stiplete området eller klikke på lenken "Last opp en fil" for å velge den PDF-en du vil sende for signering. Husk at vi kun aksepterer PDF-filer for signering, og at den ikke skal være skrivebeskyttet/kryptert samt være maks 30 Mb stor.

Når du har valgt det dokumentet du vil sende for e-signering, vil en boks automatisk komme opp med informasjon om det opplastede dokumentet.

Her vises en forhåndsvisning av dokumentet du har valgt. Sørg for å dobbeltsjekke at det er riktig dokument.
Litt informasjon om dokumentet som filnavn og filstørrelse (husk at det ikke må være større enn 30 Mb)
Velg flyten som dokumentet skal gå gjennom. Etter at dokumentet er sendt for signering, vil det legge seg i et av arkivene dine, akkurat som om du laster opp dokumentet via "Last opp". Ved å velge flyt bestemmer du hvilket arkiv dette dokumentet skal havne i.
Ble det feil, og du vil laste opp et annet dokument? Trykk på knappen "Fjern" for å starte prosessen på nytt.
Trenger du å sende med vedlegg? Klikk på knappen "Legg til vedlegg" så får du opp en boks hvor du kan velge de vedleggene du vil sende med. OBS! selv for vedlegg aksepterer vi kun PDF-filer. Dette er fordi dokumentet ditt slås sammen med alle vedleggene (vedleggene legges etter dokumentet ditt) og oppretter en ny PDF-fil som vil bli lastet opp. Dette gjør at du vil kunne søke frem dette dokumentet også på tekst i vedleggene.

Når du er fornøyd og har valgt dokument, flyt og eventuelle vedlegg, klikker du på "Neste" for å gå videre.

Eksisterende dokument

Søk frem det eksisterende dokumentet via løpenummer. Når du har funnet løpenummeret for dokumentet du vil ha, klikker du på "Søk". Hvis dokumentet blir funnet, vil du se en forhåndsvisning lik den ovenfor. Sørg for at det er riktig dokument som skal sendes for signering.
Hvis det ikke ble riktig, kan du klikke på knappen "Fjern" for å starte på nytt.

Når du har valgt riktig dokument, klikker du på knappen "Neste" for å gå videre.

Velg mottaker

Neste steg er å velge hvilke mottakere som skal være med i denne signeringsprosessen. En signeringsprosess kan, og har ofte, mer enn en mottaker. Begynn med å fylle inn Fornavn, Etternavn, Språk, E-post og eventuelt telefonnummer for den første mottakeren som du ser nedenfor. Språket du velger, er det språket som denne mottakeren vil få sin e-post på, samt grensesnittet når de skal signere. Telefonnummer er vanligvis ikke nødvendig, med mindre man skal signere med SMS-funksjonalitet.

Når du har fylt inn opplysningene for denne mottakeren, skal du velge hva de skal gjøre. Det finnes to forskjellige valg:

Signere - Mottakeren må signere dette dokumentet og alle vedlegg. Dette kan gjøres på forskjellige måter, for eksempel gjennom BankID.
Se gjennom - Mottakeren trenger ikke å signere, men skal se gjennom og sjekke at alt ser riktig ut. Gjennomseeren kan velge å ikke godkjenne prosessen, og da avbrytes den.

Når dette er valgt, klikker du på knappen "Legg til" for å legge til denne mottakeren. Når du har lagt til den første mottakeren, vil du se en mulighet til å legge til flere mottakere (punkt nummer 2 på bildet nedenfor). Når du har lagt til denne mottakeren, ser du at knappen endres fra "Legg til" til "Oppdater" (punkt nummer 1 på bildet nedenfor). Husk at hvis du skulle endre for eksempel fornavnet på en allerede lagt til mottaker, må du klikke på knappen "Oppdater" for at endringene skal tre i kraft.

Legg til alle mottakere og deres roller, og når du er ferdig, klikker du på knappen "Neste".

Innstillinger for signeringsprosessen

Når du har lagt til alle mottakere for signeringsprosessen, er det siste steget å sette innstillingene og deretter sende dokumentet for signering. Ser du på bildet nedenfor, er dette innstillingene som finnes for en signeringsprosess.

Husk at du kan gå tilbake i prosessen hvis du ønsker det. Si at du har glemt å legge til en mottaker, trykk da på seksjonen "Mottakere" øverst for å gå tilbake.
Hvis du har lagt til mer enn en mottaker, vil du få et valg om hvordan du ønsker at rekkefølgen skal være i signeringsprosessen. Velger du Rekkefølge, vil en e-post bli sendt til den første mottakeren som får muligheten til å signere. Når denne personen har signert, sendes det til den andre mottakeren osv.

Velger du derimot at rekkefølgen skal være Parallell, sendes det ut for signering til alle mottakere samtidig. Når alle har signert, er prosessen fullført.
Denne hilsenmeldingen vil vises i e-posten som sendes til dine mottakere. Sørg for å skrive inn noe som gjør at mottakerne forstår hva dette handler om, for eksempel "Hei Fredrik og Johanna. Her kommer avtalen for telefoni-tjenesten som vi snakket om sist. Vennligst signér avtalen så er alt klart. Vennlig hilsen Peter."
Du kan sette en frist for signeringen. Denne fristen kan bare være fremover i tid, og etter denne fristen vil det ikke være mulig å signere dokumentet.
Hvis du har valgt en frist, får du muligheten til å sette en påminnelse. Her kan du velge at alle som ikke har signert, får en påminnelse, for eksempel 4 dager før fristen.

Når du har fylt ut innstillingene, kan du trykke på Gjennomgå for å se gjennom at alt stemmer, og hvis alt stemmer, klikker du på "Send" for å starte signeringsprosessen.

I løpet av noen minutter vil dokumentet ditt havne i det arkivet du valgte i trinn 1 når du valgte flyt. Hvis ikke dokumentet har kommet inn, kan du sjekke her.