Hur söker jag fram ett dokument?

För att söka fram ett, eller flera, av dina dokument så använder du sökrutan högst upp efter att du har klickat på Dokument-ikonen i menyn till vänster. Se nedan:

I sökfältet skriver du det ord, nummer eller namn du vill söka efter och klickar på Sök (eller trycker på Enter).

Tips: För att sökningen ska fungera behöver du skriva minst 3 bokstäver eller 3 siffror. Kortare söktermer ger normalt inga träffar.

Vilka fält söks igenom?

När du söker letar doCuro automatiskt i följande delar av dokumentet:

📄 Filnamnet som dokumentet hade när det laddades upp
🧾 All text som tolkats från dokumentet (OCR-innehåll)
✏️ Eventuella anteckningar
🗂️ Alla dynamiska fält
📊 Streckkoder och nummer (t.ex. dokumentnummer, serienummer)

När vi i texten nedan skriver att något “finns på dokumentet” menar vi att det finns i någon av dessa delar.

Söka i alla arkiv eller bara i ett?

Bredvid sökknappen kan du välja om du vill söka i alla arkiv eller bara i ett specifikt arkiv. Vill du begränsa sökningen väljer du det arkivet i listan innan du söker.

Hur fungerar sökningen?

🔍 Vanlig textsökning

Du kan söka på hela ord eller början av ord. Sökningen matchar alltid från början av ordet:

✅ söder → träffar Södergatan, Södersjukhuset, södervägen
✅ söderg → träffar Södergatan
❌ borg → ger ingen träff på Helsingborg eller Göteborg
❌ gatan → ger ingen träff på Södergatan

OBS! Sökningen hittar inte ord där din sökterm endast finns i mitten eller i slutet av ordet.

🧠 Sökning med flera ord

Om du vill söka efter en längre fras som består av flera ord, till exempel “doCuro Systems”, måste hela frasen finnas i samma ordning och direkt efter varandra någonstans i dokumentet. Det räcker alltså inte om orden är utspridda eller om det finns andra ord emellan – till exempel ger “doCuro digital archive systems” ingen träff.

✅ doCuro Systems → träffar
❌ doCuro digital archive systems → ingen träff

➕ ➖ Avancerade sökoperatorer

Du kan använda + och - direkt i sökfältet för att styra vad som måste eller inte får förekomma i resultatet:

✅ avtal -uppsägning → Dokument som måste innehålla “avtal” men inte får innehålla “uppsägning”
✅ +1220 +faktura → Dokument som innehåller både “1220” och “faktura”

Detta är ett enkelt sätt att precisera sökningen utan att använda avancerade filter.

🔢 Sökning på nummer och streckkoder

Du kan söka efter nummer och början av nummer samt början av streckkoder. Det fungerar även när numret finns i filnamn eller i texten.

✅ 2023 → träffar t.ex. Faktura_20231201.pdf (match på början av numret)
✅ INV → träffar t.ex. INV-2024-00123 (match på början av ord/segment)
✅ ABC123 → träffar streckkod ABC123456789 (match på början av koden)
❌ 2345 → matchar inte 123456 (du måste börja från början av numret)

Kortare nummer (t.ex. 180, 220) matchar nu endast exakta förekomster — inte längre alla längre nummer som börjar likadant - detta är för att reducera antalet orelevanta tärffar.
Längre nummer (t.ex. 1068, 959622100) matchar även början av längre nummer eller streckkoder.

OBS! Sökning på mitt i eller slutet av ett nummer/kod stöds inte (t.ex. 234 matchar inte 1234).

Avancerad sökning

Vill du förfina din sökning ytterligare kan du klicka på “Avancerad sökning” under sökrutan. Här kan du lägga till fler filter – eller använda filtren utan att skriva något i sökrutan alls.

Exempel på filter:

📅 Datumintervall: Visa dokument som laddades upp mellan två datum.
🔢 Löpnummer: Sök på ett exakt dokumentnummer (andra filter ignoreras då).
📁 Dynamiska fält: Filtrera på t.ex. Avdelning, Ansvarig eller Aktiv (måste matcha exakt värde).
🔔 Påminnelser: Visa endast dokument som har minst en påminnelse.
📆 Giltighetsdatum: Filtrera dokument utifrån start- eller slutdatum för giltighet.

Exempel:

✅ Fältet Ansvarig = Dwight Schrute → måste vara exakt detta namn.

❌ Dwight räcker inte för att hitta Dwight Schrute.

✅ Sammanfattning:

Sökningen i doCuro är flexibel och kraftfull. Du kan hitta dokument baserat på ord, början av ord, exakta fraser, nummer, delar av nummer, streckkoder och även nummer som finns inom intervall. Med hjälp av + och - kan du precisera sökningen ytterligare, och med avancerade filter kan du snabbt smala av resultaten efter datum, ansvarig, giltighet och mycket mer.

Kom bara ihåg att sökningen inte hittar ord som bara finns mitt i eller i slutet av ett ord – börja alltid din sökterm från ordets början.

Vid frågor, feedback, eller funderingar kontakta oss på help@docuro.se