Hur söker jag fram ett dokument?
För att söka fram ett, eller flera, av dina dokument så använder du sökrutan högst upp efter att du har klickat på "Dokument"-ikonen i menyn till vänster. Se nedan:
I sökfältet kan du skriva den sökterm som du vill och sen klicka på knappen Sök (eller trycka på enter).
Vilka fält är inkluderade i sökningen?
När du söker via sökrutan så kommer doCuro att titta i nedan fält:
- Filnamnet på dokumentet när det kom in till doCuro.
- Text på dokumentet.
- Noteringar.
- Streckkoder.
- Alla dynamiska fält.
I resten av denna texten så kommer vi ibland att referera till "Finnas på dokumentet" och då menar vi någonstans på ovan ställen.
Söka i alla arkiv eller bara i ett?
Du kan själv välja via listan precis bredvid Sök-knappen om du vill söka i alla arkiv eller enbart i ett. Vill du söka i ett specifikt arkiv så väljer du det arkivet i listan.
Hur söker jag efter text på dokumentet?
Om du söker på: söder så kommer du att få träffar på alla dokument som har något med söder i sig. Detta kan vara exempelvis:
- Södergatan
- Södersjukhuset
- södervägen
Söker du nu istället på söderg så kommer du få upp:
- Södergatan
Söker du istället på söderv får du upp:
- Södervägen
Det behöver inte vara som så att order börjar på något specifikt som i exemplet ovan. Det kan även sluta på den sökterm. Om du exempelvis söker på borg kommer du att få upp.
- Helsingborg
- Göteborg
Din sökterm skulle även kunna finnas mitt i ordet även om detta är ovanligt.
Om du vill söka på en längre term som består av flera ord som exempelvis doCuro Systems så måste hela denna "meningen" finnas någonstans på dokumentet. Det går alltså inte att det står exempelvis doCuro digital archive systems som ett exempel utan hela den meningen som du söker på måste finnas i en följd någonstans på dokumentet.
Avancerad sökning
Du kan komplettera din sökning med en hel del avancerade filter. Du kan även använda enbart de avancerade filterna utan att skriva någon sökterm. Klicka på knappen "Avancerad sökning" precis under sökrutan för att fälla ut en rad nya möjligheter.
Du kan exempelvis filtrera fram dokument efter inläsningsdatum. Säg att du bara fill visa dokument som skannades in mellan 2021-02-01 och 2021-03-01 så kan du skriva in dessa värden i Från (2021-02-01) och Till (2021-03-01). Du behöver inte använda båda utan kan använda dessa separat. Säg att du bara vill visa alla dokument som lästes in under 2021 då kan du skriva in 2021-01-01 i Från. Vill du visa alla som lästes in innan 2021 kan du skriva 2020-12-31 i Till.
Du kan även söka på ett dokuments löpnummer om du vet detta. Skriv in det i fältet "Sök på löpnummer" och klicka på Sök. Tänk på att inga av dina filter kommer du att appliceras eftersom du söker direkt på ett dokument.
Om du väljer att söka i ett arkiv så kommer du att se att du har många fler möjligheter till filtrering. Du kommer nu kunna filtrera efter alla era dynamiska fält som i bilden nedan. Arkivet Leverantörsavtal har olika dynamiska fält så som Avser, Avdelning, Ansvarig och Aktivt. Vill du söka på enbart de som har Ansvarig som Dwight Schrute så skriv in det i rutan "Ansvarig".
OBS! Tänk på att detta är ett filter och fungerar inte som sökrutan ovan utan den kommer filtrera ner alla dokument som har exakt Dwight Schrute på sig i kolumnenen Ansvarig. Du kan alltså inte skriva Dwight i rutan och få alla som har Dwight Schrute samt Dwight York.
Har arkivet Påminnelsemodulen så kommer du att få några fler alternativ. Du kan då filtrera fram dokument som har påminnelser på sig. Detta är bra om du vill hitta alla Avtal som har minst en påminnelse. Har du skrivit in ett giltighetsdatum på dokumentet så kan du även söka på detta. Dessa fungerar på samma sätt som inläsningsdatum att du kan använda båda eller bara en av dem.